Eigenen SMTP-Server einrichten

Ohne weitere Einrichtung verschickt Learngroove die E-Mails deiner Akademie selbst. Hinterlegst du einen eigenen SMTP-Server, gehen sie stattdessen über deinen Mailserver oder deinen Versanddienst raus, zum Beispiel über dein Konto bei Brevo, Mailjet oder deinem Hoster.

Du findest die Einstellung unter Einstellungen → E-Mail-Versand im Abschnitt Eigener SMTP-Server, unter der Absenderdomain. Dafür brauchst du Admin-Rechte für die Verwaltung deiner Akademie, dieselben wie für die Absenderdomain. Hast du noch keine Zwei-Faktor-Anmeldung eingerichtet, führt dich Learngroove zuerst dorthin.

Ein eigener SMTP-Server hat Vorrang vor der Absenderdomain. Learngroove wählt für jede E-Mail den ersten Weg, der gerade funktioniert:

1. dein eigener SMTP-Server, wenn er aktiv ist
2. deine bestätigte Absenderdomain über den Plattform-Versand
3. die Plattform-Domain

Fällt dein Server aus, geht also keine Nachricht verloren: Learngroove verschickt dann über den nächsten Weg.

Was du vorher brauchst

Dein Mail- oder Versanddienst nennt dir diese Angaben, meist unter „SMTP“ oder „SMTP-Relay“:

• Host, zum Beispiel smtp.deine-akademie.de
• Port: 465 (SSL/TLS) oder 587 (STARTTLS). Andere Ports, auch Port 25, sind nicht möglich
• Benutzername und Passwort für den Versand
• eine Absenderadresse, von der du über diesen Server senden darfst, zum Beispiel kurse@deine-akademie.de

Der Server muss aus dem Internet erreichbar sein. Server in deinem eigenen Netz oder hinter einer privaten IP-Adresse lehnt Learngroove ab.

SMTP-Server hinterlegen

1. Öffne Einstellungen → E-Mail-Versand
2. Klicke im Abschnitt Eigener SMTP-Server auf SMTP-Server hinterlegen
3. Trage Host, Port, Benutzername, Passwort und Absenderadresse ein. Den Absendernamen kannst du leer lassen, dann steht dort der Name deiner Akademie
4. Klicke auf Speichern und testen

Learngroove schickt sofort eine Test-E-Mail an deine eigene Adresse. Erst wenn sie ankommt, verschickt deine Akademie über deinen Server. Bis dahin bleibt alles wie vorher.

Lehnt der Dialog deine Angaben ab, steht der Grund direkt am Feld, zum Beispiel „Dieser Server ist nicht öffentlich erreichbar. Learngroove verbindet sich nur mit Servern im Internet.“ Adressen der Plattform selbst (alles, was auf learngroove.io endet) kannst du nicht als Absenderadresse verwenden.

Dein Passwort speichert Learngroove verschlüsselt. Es wird dir nie wieder angezeigt, auch nicht beim Bearbeiten.

Wenn der Test klappt

Der Server steht mit dem Status Aktiv in der Liste. Über der Liste liest du zum Beispiel: „Die E-Mails deiner Akademie kommen jetzt von kurse@deine-akademie.de über deinen eigenen SMTP-Server.“

Ab der nächsten E-Mail verschickt Learngroove über deinen Server. Bereits verschickte Nachrichten ändern sich nicht.

Wenn der Test fehlschlägt

Kommt die Test-E-Mail nicht an, steht der Server mit dem Status Test fehlgeschlagen in der Liste. Der Hinweis Die Test-E-Mail kam nicht an nennt den Grund, zum Beispiel „Der Server hat die Anmeldung abgelehnt. Prüf Benutzername und Passwort.“ Deine E-Mails gehen in dieser Zeit wie bisher über Learngroove.

1. Öffne in der Zeile des Servers das Menü … und wähle Bearbeiten
2. Korrigiere die Angaben. Das Passwortfeld ist leer: Lässt du es leer, bleibt das gespeicherte Passwort erhalten. Änderst du Host, Port oder Benutzername, gib das Passwort neu ein. Learngroove schickt ein gespeichertes Passwort nie an einen anderen Server oder ein anderes Konto als das, für das du es eingegeben hast
3. Klicke auf Speichern und testen

Hast du den Fehler bei deinem Dienst behoben, ohne an den Angaben etwas zu ändern, wähle im Menü … stattdessen Erneut testen.

Wenn dein Server pausiert ist

Learngroove beobachtet, ob der Versand über deinen Server klappt. Schlägt er innerhalb einer Stunde mehrfach und bei mindestens der Hälfte der E-Mails fehl, pausiert Learngroove deinen Server. Der Status lautet dann Pausiert, und über der Liste steht der Hinweis Dein SMTP-Server ist pausiert. Er sagt dir, worüber deine E-Mails stattdessen gehen: über deine bestätigte Absenderdomain oder über die Plattform-Domain.

Alle Admins deiner Akademie bekommen dazu einmal eine E-Mail mit dem Betreff „Der eigene SMTP-Server deiner Akademie ist pausiert“. Sie geht nicht über deinen pausierten Server, sondern über den nächsten Weg, kommt also auch an, wenn dein Server gerade ausfällt.

So aktivierst du den Server wieder:

1. Prüfe bei deinem Dienst die Zugangsdaten und ob der Server erreichbar ist
2. Öffne in der Zeile des Servers das Menü … und wähle Erneut testen

Klappt der Test, ist der Server sofort wieder aktiv.

Was Learngroove über deinen Server nicht erfährt

Verschickt Learngroove selbst, erfährt es von unzustellbaren E-Mails und Beschwerden und schreibt solche Adressen künftig nicht mehr an. Über deinen eigenen Server erfährt Learngroove davon nichts. Das bedeutet:

• Adressen, die aus dem Plattform-Versand als gesperrt bekannt sind, schreibt Learngroove auch über deinen Server nicht an
• Neue unzustellbare Adressen oder Beschwerden bemerkt nur dein Dienst. Um die Zustellbarkeit kümmert sich deine Akademie selbst, zum Beispiel über die Statistiken deines Versanddienstes

SMTP-Server entfernen

1. Öffne in der Zeile des Servers das Menü … und wähle Entfernen
2. Bestätige im Dialog SMTP-Server entfernen? mit Entfernen

Die Zugangsdaten werden gelöscht. Deine E-Mails verschickt Learngroove danach sofort wieder selbst, über deine bestätigte Absenderdomain oder über die Plattform-Domain.