Nutzer offboarden

Wenn jemand euer Team verlässt, reicht es nicht, einfach den Zugang abzuschalten. Die Kurse, die diese Person geschrieben hat, und die Kohorten, die sie betreut hat, existieren am nächsten Morgen weiter — und jemand muss dafür zuständig sein. Genau dafür gibt es den Offboarding-Assistenten.

So beendest du einen Zugang

1. Öffne Einstellungen → Nutzer
2. Klicke bei der Person auf Zugang beenden
3. Der Assistent zeigt dir, wofür die Person noch zuständig ist
4. Wähle unter Who takes over? aus, wer diese Zuständigkeiten übernimmt
5. Trage optional einen Grund ein (zum Beispiel „Firma verlassen“) — er landet im Änderungsprotokoll und hilft später beim Nachvollziehen
6. Klicke auf Hand over and deactivate

Die Übergabe und das Beenden des Zugangs passieren gemeinsam: Entweder beides klappt, oder es passiert gar nichts. Ein halb übergebenes Konto kann es nicht geben.

Warum die Plattform nach einer Nachfolge fragt

Hat die Person noch offene Zuständigkeiten, kannst du ihren Zugang nicht direkt beenden. Der Assistent zeigt dir dann eine Liste — zum Beispiel „Kurse: 3“ — und lässt dich erst weiter, wenn du jemanden für die Nachfolge ausgewählt hast.

Das ist bewusst so: Ein Kurs ohne verantwortliche Person fällt niemandem auf, bis jemand ihn ändern müsste. Dann ist die Person, die ihn geschrieben hat, seit Monaten weg, und niemand weiß, wer jetzt zuständig ist. Die Übergabe im selben Schritt verhindert das.

Ist die Liste leer, hat die Person nichts, was übergeben werden müsste, und du kannst den Zugang sofort beenden.

Als Nachfolge kannst du nur aktive Konten deiner Plattform auswählen. Ein Konto, das selbst gerade deaktiviert wird, wäre keine Lösung, sondern nur eine Verschiebung des Problems.

Was mit den Daten passiert

Ein beendeter Zugang behält alle seine Daten. Die Person kann sich nur nicht mehr anmelden und wird sofort überall abgemeldet — auch auf Geräten, an denen sie gerade nicht sitzt.

Das Löschen einer Person ist ein anderer Vorgang: Er läuft über eine Anfrage nach der Datenschutz-Grundverordnung und ist nicht dasselbe wie das Beenden eines Zugangs.

Kommt die Person zurück, klickst du in der Liste auf Reactivate. Ihre Zuständigkeiten kommen dabei nicht automatisch zurück — die liegen jetzt bei der Nachfolge. Du kannst sie danach wieder neu verteilen.

Was tun, wenn …

… du niemanden zur Auswahl hast? Dann gibt es außer der ausscheidenden Person kein weiteres aktives Konto. Lade zuerst jemanden ein (siehe Nutzer einladen und verwalten) und starte das Offboarding danach erneut.

… du dich selbst offboarden willst? Lass das jemand anderen mit der Rolle Admin tun. Sonst nimmst du dir selbst mitten im Vorgang die Rechte, die du dafür brauchst.