Organisationen und ihre Admins verstehen

Eine Organisation ist ein Unternehmen oder eine Gruppe innerhalb deiner Lernplattform, zum Beispiel ein Kunde, der seine Mitarbeitenden bei dir schulen lässt. Diese Seite erklärt die Regeln dahinter: wer Organisationen verwaltet, wie Menschen hineinkommen und wie weit die Rechte eines Org-Admins reichen.

Die Schritte, mit denen du Organisationen anlegst und verwaltest, findest du im nächsten Abschnitt.

Organisationen anlegen und verwalten

Öffne in der Seitenleiste unter Akademie verwalten den Eintrag Organisationen. Weil das Recht weitreichend ist, fragt die Plattform dich dabei einmal nach dem Code deiner Authentifizierungs-App, auch wenn du schon angemeldet bist.

1. Wähle Organisation anlegen, gib einen Namen ein und bestätige mit Anlegen. Du landest direkt auf der Seite der neuen Organisation.
2. Öffne den Tab Seat-Pools und wähle Seat-Pool anlegen. Such ein aktives Angebot aus und gib die Zahl der Lizenzplätze an. Ohne Seat-Pool kann die Organisation niemanden einladen.
3. Wechsle zu Mitglieder und wähle Person einladen. Trag E-Mail-Adresse und Namen ein. Die Person bekommt eine Einladung und sofort einen Lizenzplatz.
4. Über das Menü … in der Zeile einer Person vergibst oder gibst du Lizenzplätze frei, ernennst sie zum Org-Admin oder nimmst sie aus der Organisation heraus. Ein Org-Admin ist immer eine Person, die du vorher eingeladen hast.
5. Im Tab Sub-Branding hinterlegst du Logo, Akzentfarbe und Login-Text. Sie werden vorerst nur gespeichert und noch nirgends angezeigt. Weißer Text muss auf der Akzentfarbe lesbar bleiben, sonst lehnt die Plattform sie ab.

Bestehende Konten kannst du hier nicht in eine Organisation aufnehmen: Das geht nur mit Zustimmung der Person und kommt mit einem späteren Schritt.

Über Umbenennen und Archivieren oben auf der Seite einer Organisation änderst du ihren Namen oder sperrst sie für neue Zuweisungen. Archivierte Organisationen bleiben in der Liste stehen.

Wer Organisationen verwalten darf

Das Recht Organisationen verwalten haben Admins deiner Lernplattform. Es gilt für alle Organisationen auf einmal: Du kannst Organisationen anlegen, umbenennen und archivieren und jede Organisation einsehen.

Andere Rollen haben dieses Recht nicht. Wer keinen Zugriff hat, bekommt keine Fehlermeldung, sondern die Seite „nicht gefunden“. So verrät die Plattform nicht, welche Organisationen es gibt.

Der Org-Admin

Ein Org-Admin verwaltet genau eine Organisation: die, zu der er selbst gehört. In dieser Organisation darf er

• die Organisation und ihre Mitglieder einsehen,
• Mitglieder aufnehmen und entfernen,
• den Bericht seiner Organisation lesen.

Eine andere Organisation derselben Lernplattform sieht er nicht. Auch dann nicht, wenn er die Adresse kennt. Er darf außerdem keine Organisation umbenennen oder archivieren und keine weiteren Org-Admins ernennen. Das bleibt den Admins deiner Lernplattform vorbehalten.

Hat jemand die Rolle Org-Admin, aber gehört zu keiner Organisation, sieht er nichts. Fehlt die Zuordnung, bekommt er damit nicht plötzlich Zugriff auf alle.

Menschen in eine Organisation aufnehmen

• Jeder Mensch gehört zu höchstens einer Organisation.
• Soll jemand die Organisation wechseln, nimmst du ihn zuerst aus der alten Organisation heraus und dann in die neue auf.
• Eine archivierte Organisation nimmt keine neuen Mitglieder auf.
• Wechselt jemand die Organisation oder wird er herausgenommen, wird er auf allen Geräten abgemeldet und meldet sich neu an. Seine Rechte ändern sich dadurch, und das soll sofort gelten.
• Nimmst du jemanden aus einer Organisation heraus, verliert er dabei die Rolle Org-Admin dieser Organisation.

Einen Org-Admin ernennen

Wenn du jemanden zum Org-Admin ernennst, wird er zugleich Mitglied dieser Organisation. Gehört er schon zu einer anderen, nimmst du ihn dort zuerst heraus. Nimmst du ihm die Rolle wieder, bleibt er Mitglied der Organisation.

Der letzte Org-Admin bleibt

Eine Organisation hat immer mindestens einen Org-Admin. Den einzigen Org-Admin kannst du weder aus der Organisation herausnehmen noch ihm die Rolle nehmen, auch nicht über das × am Rollen-Etikett unter Einstellungen › Benutzer: Die Plattform lehnt das ab und schreibt dir, dass du zuerst einen anderen Org-Admin bestimmen sollst. Ernenne also erst die Nachfolge, dann klappt es. Das gilt auch, wenn zwei Admins gleichzeitig jeweils den anderen entfernen wollen: Der Zweite wird abgelehnt.

Im Ereignisprotokoll deiner Lernplattform stehen das Anlegen einer Organisation, jeder Wechsel der Mitgliedschaft und jede Ernennung zur Organisations-Admin, jeweils mit dem Namen der Person, die sie ausgeführt hat. Umbenennen und Archivieren einer Organisation werden dort nicht festgehalten.