Nutzer einladen und verwalten

Unter Einstellungen → Nutzer siehst du alle Menschen, die zu deiner Lernplattform gehören: wie sie heißen, welche E-Mail-Adresse sie verwenden, welche Rollen sie haben und ob ihr Zugang aktiv ist.

Für diese Seite brauchst du das Recht, Konten zu verwalten — und einen frischen Code aus deiner Authenticator-App. Rechte zu vergeben ist die heikelste Aktion, die die Plattform kennt, deshalb fragt sie hier immer nach dem zweiten Faktor. Wie du ihn einrichtest, steht unter Zwei-Faktor-Anmeldung einrichten.

Jemanden einladen

1. Öffne Einstellungen → Nutzer
2. Trage oben Namen und E-Mail-Adresse ein und klicke auf Einladung senden

Die eingeladene Person bekommt sofort eine E-Mail mit einem Einladungslink. Sie klickt darauf, vergibt ein Passwort und ist damit angemeldet — ein extra Anmeldeschritt entfällt. Der Link gilt 30 Minuten und funktioniert genau einmal. Ist er abgelaufen, lade die Person einfach erneut ein.

Bis die Einladung angenommen ist, existiert das Konto bereits und taucht in deiner Liste auf. Das ist Absicht: Du kannst schon Rollen vergeben, bevor sich die Person zum ersten Mal anmeldet.

Dieselbe E-Mail-Adresse kann innerhalb deiner Plattform nur einmal vergeben werden. Auf anderen Lernplattformen darf dieselbe Person dieselbe Adresse weiterhin nutzen — die Konten haben nichts miteinander zu tun.

Lässt sich die Einladung gerade nicht versenden, sagt dir das Formular das („The invitation could not be sent, so no account was created“). In dem Fall entsteht kein Konto: Eine Einladung ist entweder ganz passiert — Konto angelegt und Link verschickt — oder gar nicht. Versuch es einfach noch einmal; die E-Mail-Adresse ist dann noch frei.

Rollen vergeben und entziehen

Eine Rolle entscheidet darüber, was jemand auf deiner Plattform tun darf. Diese Rollen gibt es:

Rolle	Darf im Wesentlichen
Admin	alles: Plattform-Einstellungen, Konten, Rollen, Inhalte, Kohorten
Trainer	Kohorten betreuen und Inhalte schreiben
Coach	Kohorten betreuen
Autor	Inhalte schreiben und veröffentlichen
Learner	an Kursen teilnehmen
Org-Admin	eine Organisation und ihre Mitglieder verwalten

So vergibst du eine Rolle:

1. Suche die Person in der Liste
2. Wähle bei ihr im Auswahlfeld die Rolle aus und klicke auf Zuweisen

Die Rolle erscheint danach als Kennzeichen bei der Person. Zum Entziehen klickst du auf das × neben der Rolle.

Eine Person kann mehrere Rollen gleichzeitig haben. Wer schreibt und betreut, bekommt beides.

Welche Rolle du selbst hast

Unten in der Seitenleiste steht dein Name, und darunter deine Rolle — genau so, wie sie in der Tabelle oben heißt. Hast du mehrere, stehen sie alle da, mit einem Punkt getrennt: Admin · Trainer. Es gibt dabei keine Rangfolge; die Plattform kennt keine höheren und niedrigeren Rollen, sondern nur die Rechte, die jede einzelne mitbringt.

Ist die Zeile zu lang für die Seitenleiste, wird sie abgeschnitten — auf dem Telefon genauso, denn die Leiste ist dort nur wenig breiter. Am Rechner siehst du sie ganz, wenn du mit der Maus darüberfährst. Auf dem Telefon gibt es das nicht — dort steht deine vollständige Rollenliste unter Einstellungen → Nutzer bei deinem eigenen Namen.

Hast du noch gar keine Rolle, steht dort weiterhin deine E-Mail-Adresse.

Wichtig: Ändern sich Rollen, wird die betroffene Person überall abgemeldet — auch auf Geräten, an denen sie gerade nicht sitzt. Beim nächsten Anmelden gelten sofort die neuen Rechte. Niemand arbeitet also versehentlich mit alten Rechten weiter.

Rollen zu vergeben ist ein eigenes Recht. Du kannst also jemandem erlauben, Konten zu verwalten und Menschen einzuladen, ohne ihm zugleich zu erlauben, Rechte zu verteilen.

Eine Sicherung gibt es dabei: Die letzte Person, die noch Rollen verwalten darf, kannst du weder degradieren noch deaktivieren. Sonst könnte niemand mehr Rollen vergeben oder Konten verwalten, und ihr kämt aus dieser Sackgasse nur noch über den Support heraus. Willst du diese Person wirklich abgeben, gib das Recht vorher jemand anderem.

Zugang beenden

Verlässt jemand euer Team, klickst du bei der Person auf Zugang beenden. Was dann passiert und warum die Plattform vorher nach einer Nachfolge fragt, steht unter Nutzer offboarden.

Ein beendeter Zugang behält alle seine Daten — die Person kann sich nur nicht mehr anmelden. Kommt sie zurück, klickst du in der Liste auf Reactivate, und alles ist wieder da.

Was tun, wenn …

… die eingeladene Person keine E-Mail bekommen hat? Lass sie zuerst im Spam-Ordner nachsehen. Danach lädst du sie einfach noch einmal ein; sie bekommt dann einen neuen Link.

… die Seite dich nach einem Code fragt? Das ist der zweite Faktor. Öffne deine Authenticator-App und trage den aktuellen Code ein. Danach arbeitest du eine Weile ungestört weiter.

… du „Zuweisen“ nicht anklicken kannst? Dann hast du das Recht, Rollen zu vergeben, nicht. Wende dich an eine Person mit der Rolle Admin.