Mitarbeitende einladen

Unter Meine Organisation lädst du die Mitarbeitenden deiner Organisation ein. Jede neu eingeladene Person bekommt eine E-Mail mit dem Link zur Anmeldung und sofort einen Lizenzplatz aus dem Kontingent deiner Organisation. Wer schon ein Konto hat, wird erst nach eigener Zustimmung aufgenommen. Die Seite siehst du, wenn du Org-Admin bist.

Eine Person einladen

1. Öffne Meine Organisation und klicke auf Mitarbeitende einladen.
2. Lass den Reiter Einzeln gewählt und trage die E-Mail-Adresse ein. Der Name ist optional. Lässt du ihn leer, nehmen wir den Teil der Adresse vor dem @.
3. Hat deine Organisation Lizenzen für mehrere Angebote, wählst du aus, von welcher Lizenz der Platz kommt.
4. Klicke auf Einladen.

Die Person steht danach in der Liste mit dem Status Eingeladen, und dein Zähler bei den Lizenzen springt um einen Platz weiter. Sobald sie sich angemeldet hat, steht dort Aktiv.

Sind alle Lizenzplätze vergeben, verschickt der Dialog nichts. Gib zuerst einen Platz frei, wie unter Lizenzen verwalten beschrieben.

Viele Personen per CSV-Datei einladen

1. Öffne Mitarbeitende einladen und wechsle zum Reiter CSV-Datei.
2. Wähle deine Datei. Pro Zeile steht eine Person: zuerst die E-Mail-Adresse, danach optional der Name. Als Trennzeichen gehen Komma, Semikolon und Tabulator. Eine Kopfzeile ist erlaubt. Eine Datei darf bis zu 200 Zeilen haben.
3. Klicke auf Vorschau anzeigen. Die Vorschau lädt noch niemanden ein. Sie zeigt dir für jede Zeile, ob sie klappt, und bei einem Fehler den Grund: eine ungültige Adresse, eine doppelte Adresse in der Datei oder ein Kontingent, das nicht mehr reicht.
4. Passt die Vorschau, klicke auf … einladen. Möchtest du die Datei zuerst korrigieren, wähle Andere Datei wählen.

Reicht dein Kontingent nicht für die ganze Datei, laden wir so viele Personen ein, wie Plätze frei sind. Die übrigen Zeilen bekommen die Meldung Kein Lizenzplatz mehr frei. und stehen nach dem Import unter Diese Zeilen wurden nicht eingeladen, damit du sie später nachholen kannst.

Wenn die Person schon ein Konto hat

Du siehst nicht, ob eine Adresse schon ein Konto hat, und das ist Absicht: Die Antwort sieht immer gleich aus. Hat die Person bereits ein Konto bei uns, bekommt sie statt der Anmeldung eine E-Mail mit der Frage, ob sie deiner Organisation beitreten möchte.

• Bis die Person zustimmt, ändert sich an ihrem Konto nichts. Sie ist noch kein Mitglied und belegt keinen Lizenzplatz.
• Stimmt sie zu und ist dann noch ein Lizenzplatz frei, wird sie Mitglied und bekommt den Platz. Ist keiner mehr frei, sagen wir ihr das, und sie ist noch nicht beigetreten. Sie kann später erneut zustimmen.
• Lehnt sie ab oder reagiert sie nicht innerhalb von sieben Tagen, bleibt alles, wie es war.
• Konten, die mehr sind als ein Lernkonto (zum Beispiel mit Verwaltungsrechten), und Konten, die schon zu einer Organisation gehören, nehmen wir so nicht auf. Du bekommst dazu keine Fehlermeldung, die Einladung geht dann einfach nicht hinaus.

Eine Zeile in einer CSV-Datei mit einer solchen Adresse zählt wie jede andere Zeile gegen dein Kontingent, damit die Vorschau nichts über die Adresse verrät.

Eine Person entfernen

In der Liste öffnest du das Menü Aktionen der Person und wählst Aus der Organisation entfernen. Die Person verliert alle Lizenzplätze deiner Organisation und wird abgemeldet. Ihr Konto bleibt bestehen. Dich selbst kannst du nicht entfernen, solange du der einzige Org-Admin bist.